La gestion de mails en 2023: comment gagner du temps

Les e-mails sont devenus une maladie parasitaire dans les entreprises. 

Apprenez comment utiliser la gestion de mails pour maîtriser ce formidable outil s’il est employé à bon escient.

La gestion de mails

Les emails sont en principe un outil extrêmement utile en entreprise, s’ils sont bien employés, c’est-à-dire avec efficience et efficacité, et contribuent ainsi à vous faire gagner du temps.

Ils vous obligent à structurer par écrit ce que vous espèrez comme résultat d’une réunion ou d’une conversation téléphonique.

Ils remplacent ainsi facilement et efficacement 99% des réunions ou des conversations téléphoniques avec l’avantage qu’ils peuvent être écrits n’importe où et n’importe quand, à votre meilleure convenance.

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‘Le problème est que trop souvent les e-mails sont très mal utilisés’

Courriels pléthoriques

Je me souviens de ces collègues qui répondent à peu près n’importe quoi à un e-mail, simplement pour montrer qu’ils sont présents et actifs dans l’entreprise.

Comme d’autres collègues veulent à leur tour montrer qu’ils sont présents et qu’ils ont ont lu cette réponse, ils y répondent également.

La spirale inflationniste des courriels assassins de temps est ainsi lancée!

La gestion de mails pléthoriques qui arrivent chaque jour dans notre boîte aux lettres prend ainsi le pas sur nos missions essentielles.

Chaque fois qu’un e-mail entre dans la boîte à lettres de courriels, une alarme retentit. Depuis l’arrivée des iPhones et autres smartphones, c’est encore plus grave: même en déplacement, même dans les couloirs, même aux toilettes, même en conversation, l’alarme retentit!

L’email est donc devenu une nouvelle forme d’addiction professionnelle.

Mais le problème n’est pas la gestion de mails

Le problème, tout simplement, est de savoir comment nous traitons les e-mails.

Les particuliers et les entreprises traitent les e-mails d’une manière qui va à l’encontre de ce à quoi l’e-mail devrait être utilisé: pour communiquer sous forme longue sans utiliser le téléphone.

Ce n’est pas un remplacement pour le téléphone, ce n’est pas un moyen d’entrer en contact avec quelqu’un immédiatement. Pourtant, on s’attend à ce qu’il le soit – ou qu’il le soit.

Les gens semblent penser que puisque vous recevez l’e-mail presque instantanément, vous devriez répondre en nature. Mais pour la plupart des gens (il y a même des emplois où le travail est la gestion de mails!), la gestion de mails est un aspect de leur travail – et un petit en plus. Pourtant, c’est presque l’une des premières choses que nous faisons au cours de notre journée.

Réfléchissez à ceci: attendez-vous le facteur toutes les heures, ouvrant et fermant la porte pour vérifier le courrier sans arrêt tous les jours ? Bien sûr que non. Ce serait une perte de temps et d’énergie. Vous savez quand le postier arrive (approximativement), donc si vous attendez quelque chose, vous avez une idée générale du moment où il arrivera. Pour cette raison, vous ne restez pas assis près de la porte toute la journée à attendre. Vous passez votre journée à faire le travail que vous avez plutôt que de laisser la possibilité d’une livraison importante vous gêner.

Faites-vous la même chose avec le courrier électronique? Probablement pas.

Au lieu de cela, vous gardez votre application de messagerie ouverte, en attendant que cette alerte de notification imminente arrive afin que vous puissiez vérifier et voir quelle nouvelle chose vient d’être livrée dans votre boîte de réception.

Peut-être que vous ne le faites pas.

Peut-être que vous consultez vos e-mails 2 à 3 fois par jour, et c’est tout.

Peut-être traitez-vous les e-mails d’une manière qui vous permet de mieux gérer votre autre (et véritable) travail.

Peut-être.

L’obstacle à l’utilisation d’une application de gestion des tâches est souvent dû au fait que les gens sentent ou pensent qu’ils peuvent utiliser leur application de messagerie pour gérer leurs tâches avec des dossiers, etc.

Vous pouvez essayer, mais vous ne serez pas aussi efficace ou efficient.

Conclusion

Peu importe l’application ou le service de messagerie que vous utilisez, à moins que vous ne mettiez la discipline et les limites en place lorsqu’il s’agit d’utiliser cet outil de communication précieux, vous vous trompez.

Alors, quel est le problème de messagerie?

Ce n’est pas la technologie.

Ce sont les gens qui utilisent la technologie. 

Pourtant, bien employé, il vous fait gagner vertigineusement du temps pour remplacer réunions et conversations téléphoniques.

Malheureusement il est la plupart du temps mal employé.

Si vous voulez vraiment gagner du temps, vous devez changer votre comportement vis-à-vis du fléau de ces e-mails.

Une bonne gestion de mails est une des solutions souveraines pour gagner du temps.